ICT

Als ICT-manager bent u verantwoordelijk voor de telecommunicatie diensten in uw organisatie. Met uw team beheert u alle telecom gerelateerde producten en diensten. U waakt over de kwaliteit en de beschikbaarheid van de voorzieningen. U registreert en verwerkt alle mutatie verzoeken (Move, Add, Change & Delete) en informeert de juiste leveranciers. Daarnaast bewaakt u het telecombudget, controleert uw team de ontvangen facturen en wijst de kosten toe aan de juiste afdelingen.

U rapporteert periodiek over de aanwezige telecommunicatiemiddelen (installed base), controleert of alle medewerkers over de juiste abonnementen met de juiste contractvoorwaarden beschikken en of er contractwezen (orphans) zijn.

Uitdagingen

• Grip krijgen op het grote aantal individuele, ad hoc en ongestructureerde communicatiekanalen tussen medewerkers in uw bedrijf en uw leveranciers.
• Grip en zicht krijgen op de niet-uniforme, ongestructureerde informatiestromen van leveranciers, resulterend in individuele afhandeling van opdrachten en facturen.
• Lokale informatie over de installed-base wordt of is opgeslagen in verschillende systemen en afzonderlijk beheerd. U wilt consistente en betrouwbare rapportages.
• U wilt af van het arbeidsintensieve factuurbeheer. Vooral het handmatig controleren of een factuur klopt met de onderliggende inkoopovereenkomst kost veel tijd en is foutgevoelig.

Hoe helpt Calvi daarbij?

Organisaties die service-orders in een TEM-applicatie registreren, besteden driemaal minder tijd aan foutenherstel dan organisaties die service-orders telefonisch plaatsen. Bovendien is het aantal verwachte fouten 75% lager (AOTMP, 2009).

Geautomatiseerde factureringsprocessen bieden inzicht en productiviteitsverbetering: er zijn minder mensen nodig, papieren facturen zijn verleden tijd, uitgaven zijn transparanter en het is gemakkelijker om facturen proactief te analyseren.

Met het juiste inzicht in de communicatiekosten van hun afdeling, kunnen managers onnodig gebruik van telecommunicatievoorzieningen vaststellen en aanpakken.